Puedes pensar que tus archivos están protegidos, pero ¿estás dispuesto a una desagradable sorpresa cuando ocurra un desastre? Y teniendo en cuenta el principio de entropía, el desastre va a ocurrir, es sólo cuestión de tiempo.

¿Tu respaldo te respalda?

Debería. Una rutina de copia de seguridad robusta debería funcionar sin complicaciones y ser transparente, porque si no lo es, es mucho menos probable que mantenga tus archivos actualizados y a salvo. Eso significa que cuando las cosas salen mal y necesitas recuperar un archivo perdido, los documentos cruciales en los que has estado trabajando pueden no haber sido respaldados. OMG!

Incluso si estás tratando de hacer todo bien, tu método de copia de seguridad elegido puede no ser tan completo o a prueba de balas como pensabas. Y eso debería ser una gran preocupación: las pequeñas empresas no pueden permitirse que las cosas salgan mal cuando se trata de la copia de seguridad, y los usuarios domésticos pueden perder documentos, fotos y videos irremplazables si su sistema de copia de seguridad les falla.

Sincronización NO es copia de seguridad

Aclaremos una cosa de inmediato: la sincronización no es una copia de seguridad. Los servicios de sincronización en la nube son una forma fácil y efectiva de mantener actualizados los archivos vitales en varias máquinas. Pero si confías en un servicio como este para salvar tu piel en el caso de una emergencia de IT, corres un grave riesgo.

Tomemos Dropbox como ejemplo. Dropbox no sólo duplica sus archivos en cada ordenador donde está instalado, sino que también mantiene su propio conjunto de copia de seguridad, para que puedas retroceder a una versión anterior de un archivo o recuperar elementos eliminados. Esta característica puede ser un verdadero salvavidas: para recuperar un archivo eliminado, sólo tienes que iniciar sesión a través del navegador, hacer clic en Archivos, luego hacer clic en Archivos eliminados en la barra lateral. Encuentra el archivo que deseas resucitar y haces clic en Restaurar.

El problema es que los cambios y los archivos eliminados sólo se almacenan durante 30 días, después de lo cual se eliminan. Entonces, si bien Dropbox puede rescatarte de problemas a corto plazo, no sirve de nada cuando necesitas restaurar un documento que se modificó o eliminó hace unos meses. Puedes ampliar la ventana a 120 días actualizando a una cuenta profesional de Dropbox, pero el coste es de 19,99€ al mes.

Tampoco cuenta como una solución de respaldo adecuada. Un servicio de copia de seguridad dedicado debería permitirle recuperar archivos que se eliminaron hace años o retroceder a través de un historial completo de cambios en un documento, desde su creación original hasta la actualidad. Esto no sólo es esencial para la seguridad de los datos, sino que también proporciona una pista de auditoría útil para que puedas seguir el desarrollo de tus proyectos.

Aclaremos una cosa de inmediato: la sincronización no es una copia de seguridad.

Aunque hemos elegido Dropbox aquí, de ninguna manera es un caso aislado. Problemas similares se aplican a Google Drive, iCloud, OneDrive, etc. Los servicios de sincronización deben usarse sólo para eso, la sincronización, y la copia de seguridad debe dejarse a las herramientas diseñadas con esa tarea en mente.

La regla infalible: 3-2-1

Cuando se trata de copia de seguridad, el consejo estándar es que debe conservar tres (3) copias de todo lo que importa, en dos (2) formatos diferentes, con al menos una (1) de ellas fuera del sitio, un enfoque conocido como la estrategia 3-2-1. El último punto es particularmente importante: no importa cuán diligentemente hagas una copia de seguridad de tus sistemas, si almacena los medios junto a tu PC, serán igualmente susceptible a incendios, inundaciones y robos, otra razón por la cual tu copia de seguridad podrían no ser tan segura como esperas.

La buena noticia es que la copia de seguridad externa es fácil: las copias de seguridad ​​en la nube te permiten, por una modesta suscripción, encargarse de mantener los datos copiados fuera de las instalaciones donde se originan. Idealmente, la misma solución de copia de seguridad en la nube o backup online te permite realizar también las copias en soportes locales. Por seguridad, velocidad y conveniencia, también es una buena idea mantener copia de seguridad local. Un ejemplo de ello es el software de backup online BackupOS, que proporciona funcionalidad de copia remota combinada con la copia local.

Idealmente, deseas que tus copias de seguridad locales se actualicen en tiempo real, de modo que cada vez que actualices un archivo, la copia de seguridad también se actualice. Puedes acercarte a esto utilizando la función de Historial de archivos de Windows, como discutimos a continuación (o Time Machine en macOS), con un NAS o una unidad USB como destino.

Otro principio importante: una copia de seguridad no es una copia. Si sólo tienes una copia de algo, no es una copia de seguridad.

Si te tomas en serio la copia de seguridad, idealmente también deberías mantener un segundo conjunto actualizado regularmente, para proporcionar una capa adicional de robustez contra fallos y desastres. Idealmente, esto sería en un medio diferente a tu copia de seguridad principal: usar un par de discos duros es mucho más seguro que usar dos carpetas en una unidad.

Programando tu copia de seguridad

Si tu rutina de copia de seguridad depende de que recuerdes actualizar tus archivos, es muy probable que falle. Las herramientas de copia de seguridad dedicadas se ejecutan continuamente o actualizan tu copia de seguridad a intervalos regulares sin necesidad de actuación por parte del usuario. La mayoría de las herramientas de respaldo adoptan un enfoque incremental, por lo que sólo se almacenan archivos nuevos y actualizados, lo que ahorra tiempo y mantiene bajas las necesidades de almacenamiento. También puede ahorrarte dinero, posponiendo el día en que necesites invertir en un repositorio más grande para tu copia de seguridad.

Establece el intervalo práctico más pequeño para cada copia de seguridad incremental. ¿Es suficiente frecuencia? Pregúntate si podrías permitirte perder el trabajo de la mañana si un corte de energía a la hora del almuerzo corrompe tu disco y destruye varias horas de productividad. Sin embargo, si estás trabajando con una conexión de banda ancha limitada, tiene sentido limitar tu copia de seguridad en la nube para que se ejecuten durante horas de poca actividad (generalmente durante la noche), siempre que también tengas copia de seguridad local en ejecución durante todo el día.

Sin embargo, no confíes exclusivamente en copias de seguridad incrementales. Hacer copias de seguridad completas periódicas te permite restaurar rápida y fácilmente tu sistema completo a un estado reciente; mezclar copias de seguridad incrementales y completas es tan importante como almacenarlas en varias ubicaciones.

Usar las herramientas de copia de seguridad integradas de Windows

Las herramientas integradas de Windows hacen que sea muy fácil mantener la copia de seguridad local. Comience por habilitar la herramienta Historial de archivos, que utiliza una unidad conectada o NAS como depósito de archivos clave, incluidas sus bibliotecas, escritorio, contactos y favoritos. Para encontrarlo, abre el panel de Actualización y seguridad de Configuración y haz clic en Copia de seguridad, en la barra lateral. Haz clic en «+» junto a ‘Agregar una unidad‘ y selecciona un dispositivo de almacenamiento conectado. Esto sólo busca unidades USB; si deseas usar un NAS, espera a que falle, luego haz clic en Mostrar todas las conexiones de red y selecciona el volumen que desees usar.

Puedes especificar manualmente qué carpetas respalda Windows, con qué frecuencia las respalda y cuánto tiempo las guarda.

Puede parecer que no ha sucedido nada, pero haz clic en Copia de seguridad y verás que el botón Agregar unidad ha sido reemplazado por un interruptor, activado para activar la copia de seguridad. Haz clic en Más opciones debajo de esto para especificar qué se incluye en el conjunto de copia de seguridad, con qué frecuencia deseas realizar una copia de seguridad (entre cada 10 minutos y diariamente) y durante cuánto tiempo debe mantenerse el conjunto de copia de seguridad. También puedes invocar una copia de seguridad inmediata.

Una vez hecho esto, Windows comenzará a hacer una copia de seguridad silenciosa y continua de tus archivos modificados. Si necesita recuperar un archivo o carpeta, simplemente navega hasta él en el Explorador y haz clic en el botón Historial en la cinta de opciones para ver y restaurar versiones antiguas y archivos eliminados.

Haz una copia de seguridad de tus archivos en la nube

Como mencionamos anteriormente, confiar tus archivos en un servicio de sincronización en la nube no garantiza su seguridad, por lo que debes asegurarse de que tus carpetas locales estén incluidas en tus conjuntos de copia de seguridad, de modo que los archivos almacenados en servicios de sincronización como Dropbox, OneDrive y iCloud debe ser respaldados automáticamente. Simplemente mantén tus aplicaciones cliente funcionando todo el tiempo que tu PC esté activo para mantener las copias actualizadas.

Con proveedores de SaaS como Google Drive y Office 365, la copia de seguridad es un poco más complicada. Google prefiere que trabajes a través del navegador, y la mayoría de los documentos que almacenas en tu máquina local son sólo enlaces web que lanzan cada archivo en una aplicación web. Esto significa que los archivos en los servidores de Google son su única copia, lo cual tiene su riesgo.

Los proveedores de SaaS están preparados para proteger tus datos en la nube de problemas de su lado, como fallos de disco o desastres naturales, por lo que muchas personas suponen que podrán recuperarse fácilmente en caso de pérdida de datos. Pero si el problema ocurre de tu lado, como un ataque de Ransomware, eliminación accidental de archivos o errores de sincronización, puede ser mucho más difícil restaurar los datos.

Hay una serie de soluciones para esto, con muchas soluciones de protección de datos SaaS disponibles que protegen los datos en la nube al hacer una copia de seguridad de una segunda copia que siempre está disponible para usted, y que hace que sea fácil restaurar los datos si hay un incidente.

Una opción es utilizar las soluciones que BackupOS pone a tu disposición para la copia de perfiles Office 365 y Google Drive.

Haz una copia de seguridad de tu sitio web

Si mantienes un blog o usas un gestor documental para administrar tu sitio web, es importante pensar en hacer una copia de seguridad también. Incluso si está utilizando un alojamiento administrado o un servidor de un hosting compartido, estás pidiendo problemas al mantener todos sus datos en un solo lugar: los hostings pueden ir a la bancarrota, desaparecer o sufrir DDOS y ataques de malware.

La copia de seguridad no es exactamente un tema emocionante, pero hemos visto lo fácil que puede ser usar las herramientas integradas de Windows y un software fiable y fácil de usar como BackupOS. Agregua un servicio de copia de seguridad en la nube y local a tus sistemas y habrás satisfecho fácilmente los requisitos de una estrategia de respaldo confiable 3-2-1.

NO mantengas todos sus datos en un solo lugar: los hostings pueden ir a la bancarrota, desaparecer o sufrir DDOS y ataques de malware.

Sólo hay una cosa más que decir: una vez que hayas configurado tu sistema, asegúrate de probar a fondo su capacidad para restaurar archivos, antes de que necesites confiar en él de verdad. Un error de configuración sutil podría significar que no estás haciendo una copia de seguridad de todos los archivos que pensabas, o podrías descubrir que tu conexión con el servidor de almacenamiento en la nube es demasiado lenta para volverlo a conectar en un plazo aceptable. Si encuentras algún problema, te alegrarás de haberlo solucionado mientras las cosas van bien.

¿Qué pasa con la recuperación ante desastres?

Existe un cierto grado de superposición cuando se trata de desarrollar una estrategia de recuperación ante desastres junto con una estrategia de copia de seguridad de datos, sin embargo, no son absolutamente lo mismo. Y para garantizar que tu negocio esté debidamente protegido, ambos son necesarios.

La recuperación ante desastres es generalmente un plan más amplio para toda la empresa que no sólo restaura los datos perdidos por infracciones cibernéticas, desastres naturales, etc., sino que se ocupa principalmente de la preservación del tiempo de actividad del sistema. Para el negocio actual, esto es esencial. El tiempo de inactividad del sistema no sólo perjudica las ganancias y afecta los ingresos, sino que también arruina la reputación del empresario y de su marca.

Implementar un sistema de recuperación ante desastres no tiene por qué ser difícil. En micopia.online disponemos de soluciones a medida de Recuperación de desastres: BackupOS DR. La mejor y más simple manera de implementar un sistema conjunto.

La recuperación ante desastres funciona en conjunto con la copia de seguridad de datos. Las estrategias deben entrelazarse para su beneficio compartido, liberando el sistema de recuperación de desastres para proteger las cargas de trabajo críticas para las operaciones comerciales, mientras que los servicios de backup brindan una red de seguridad para los datos y también facilita el cumplimiento de las regulaciones generales.