Copia de seguridad en la ESO y Bachillerato

Durante el confinamiento por el COVID-19 nos hemos dado cuenta de la cantidad de información que nuestros hijos generan y utilizan en sus portátiles. Sobre todo si ya han iniciado el ciclo de la ESO y en muchos colegios también en los últimos cursos del ciclo de Educación Primaria. Videollamadas, trabajos online, edición compartida, chats, son algunas de las nuevas herramientas que los estudiantes han tenido que aprender y utilizar a marchas forzadas.

La situación extraordinaria que vivimos ha obligado a estos alumnos a realizar multitud de trabajos en sus ordenadores para poder presentarlos a distancia. ¿Qué pasa con la seguridad de esta documentación? ¿Están protegiendo usuarios y colegios la información de forma correcta?

Plataformas utilizadas

Habitualmente los centros educativos, tanto públicos como privados y concertados, utilizan plataformas de gestión educativa. Este software permite a alumnos, profesores y gestores disponer de un entorno digital para compartir la información y gestionar los recursos del colegio. Algunas de estas plataformas son Ciudad Educativa, Clickedu, Aula1, Schooltivity, Educamos, Alexia e incluso la Gsuite de Google.

Todos estos sistemas proporcionan mecanismos de seguridad para salvaguardar la información que se intercambia en la plataforma. Pero, ¿qué ocurre con los documentos generados y almacenados fuera del Sistema Gestión Educativo (SGE)? La seguridad de esta información recae habitualmente en el usuario. El estudiante en este caso.

Ubicación de los archivos

De forma nativa Windows ofrece al usuario bibliotecas o «carpetas» específicas para guardar la información que el usuario genera.

En Documentos se almacenan los documentos de trabajo como Words, Excels, PowerPoints, etc; Escritorio contiene todos los documentos e iconos almacenados en el escritorio del usuario; Imágenes ofrece una ubicación por defecto para almacenar los archivos gráficos. Estas y otras ubicaciones contienen al final del día toda la información relevante que el usuario a generado, compartido y/o descargado.

Copias en Windows

Por defecto Windows no aplica ningún proceso de copia de seguridad sobre esta información. El usuario es el responsable de asegurar que dispone de una réplica de la información para poder restaurarla en caso de error humano (borrado accidental) o desastre (robo, pérdida, fallo). Normalmente las copias de seguridad no son una prioridad para los jóvenes usuarios. Por ello debemos insistir desde colegios, tutores y familia en la necesidad de proteger esta información.

¿Dónde está mi PowerPoint…?

Habitualmente la primera razón por la que se requiere restaurar un documento es la pérdida del mismo, la corrupción del archivo (haciéndolo ilegible) o el cambio de versión (necesidad de recuperar una versión anterior del documento). Una copia de seguridad, bien local o en la nube, permite restaurar los documentos.

Normalmente las copias de seguridad incluyen la funcionalidad de poder recuperar versiones diferentes del mismo documento, esto es, los cambios que se han realizado en el documento a lo largo del tiempo. A esta funcionalidad se le llama «retención».

El segundo motivo por el que se requiere la recuperación de la información es más dramático: la recuperación de un desastre. Los más comunes pueden ser la pérdida del portátil, robo, fallo de elementos de almacenamiento (discos duros, memorias USB), incendios, inundaciones, y un largo etcétera que los usuario noveles no tienen en consideración.

Medidas de seguridad recomendadas

Desde micopia.online te recomendamos una serie de acciones para proteger al máximo la seguridad de la información en los equipos de los estudiantes. Como siempre, la seguridad no depende de un solo elemento sino de la aplicación de diferentes capas que protejan las diferentes amenazas.

1. Instalar un antivirus: instalar un antivirus de confianza para detectar amenazas y ciberataque antes de que se produzcan. Mantener el antivirus siempre actualizado. Existen en el mercado muchas opciones gratuitas que no siempre son las más adecuadas. Revisar las funcionalidades y solvencias del antivirus seleccionado.

2. Actualizar Windows: buscar actualizaciones periódicamente para mantener el sistema operativo totalmente «parcheado». Se evita así que ciertos virus puedan explotar vulnerabilidades del Sistema Operativo.

3. Actualizar el equipo con el fabricante: habitualmente los fabricantes proporcionan software para la actualización automática del portátil o PC de sobremesa. Estas aplicaciones mantienen los drivers y firmwares actualizados de manera fácil y automática. Infórmate en la web del fabricante.

4. Configura copia de seguridad: instala un sistema de copia de seguridad para que se realice de forma desatendida y periódica. A poder ser implementa una copia de seguridad en la nube para evitar los fallos y pérdidas de información debido a los discos y memorias USB. Mantener una copia de los datos en la nube protege frente a virus tipo RANSOMWARE que son capaces de infectar dispositivos locales.

5. Monitorizar: revisa periódicamente que la copia de seguridad se realiza correctamente y que se copian las carpetas y ubicaciones relevantes. Asegura que guardas los documentos en dichas carpetas incluidas en la copia de seguridad. Realiza restauraciones periódicas para garantizar el buen funcionamiento de la copia de seguridad.

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