No tome atajos cuando se trata de proteger los datos de Office 365. Recientemente, hemos visto al menos algunas instancias de personas que usan la aplicación de sincronización de OneDrive como una herramienta para realizar copias de seguridad de los sitios de SharePoint Online.

Microsoft OneDrive Sync

Si bien es cierto que la aplicación de sincronización de OneDrive se puede usar para proteger los datos del sitio de SharePoint, no puede hacer el trabajo por sí sola y, de hecho, puede poner en riesgo los datos del sitio.

Para aquellos que no estén familiarizados con la aplicación de sincronización de OneDrive, es una herramienta gratuita de Microsoft que le permite sincronizar archivos entre un ordenador local y la nube, específicamente, OneDrive. Aunque la aplicación de sincronización de OneDrive está diseñada principalmente para su uso con OneDrive, también puede usarla para crear y mantener una relación de sincronización entre su PC y un sitio de SharePoint. 

Alternativa poco fiable

Como se mencionó anteriormente, la aplicación de sincronización de OneDrive a veces se usa como una alternativa de copia de seguridad en la nube porque copia archivos almacenados localmente en un dispositivo a una biblioteca de documentos de SharePoint y viceversa. En teoría, esta copia automática de archivos a una ubicación alternativa podría considerarse una copia de seguridad. Después de todo, si un usuario tiene la costumbre de almacenar archivos en su PC local (también existe una versión de la aplicación de sincronización OneDrive que funciona con Mac) y su disco duro muere, los documentos del usuario no se pierden porque esos documentos están almacenados de forma segura en SharePoint.

Sin embargo, al mismo tiempo, el mismo motor de sincronización que evita la pérdida de datos en caso de un fallo del disco duro, pérdida o robo del equipo, u otros desastres posibles, también puede contribuir a la pérdida de datos en otras situaciones más comunes y habituales. 

Errores Humanos

Imagine por un momento que un usuario abre un archivo adjunto de correo electrónico malicioso y desencadena una infección de ransomware en su PC. La mayoría de las variantes de ransomware están diseñadas para cifrar archivos de documentos y otros archivos de datos, pero no archivos del sistema operativo. Cifrar los archivos del sistema operativo corrompería el sistema operativo, posiblemente haciendo imposible que la víctima pague el rescate. Como tal, el ransomware comúnmente se enfoca en encriptar los datos del usuario.

Entonces, si los documentos del usuario están encriptados pero el sistema operativo sigue funcionando como debería, lo más probable es que los documentos ahora encriptados del usuario se sincronizarán con SharePoint, sobrescribiendo así las copias de documentos en buen estado. Por supuesto, la función de control de versiones de SharePoint puede hacer posible revertir esos documentos a un estado anterior, pero revertir los documentos de uno en uno sería un proceso tedioso y lento.

Los problemas con el uso de la aplicación de sincronización de OneDrive como alternativa de respaldo también existen si los datos están siendo «protegidos» en la dirección opuesta. Suponga que un usuario es miembro de un sitio de SharePoint y que él y otros miembros del equipo utilizan la biblioteca de documentos del sitio como repositorio de documentos críticos.

Ahora imagine que a uno de los miembros del equipo le preocupa que nadie esté haciendo una copia de seguridad de los documentos, por lo que esa persona implementa la aplicación de sincronización de OneDrive y comienza a sincronizar los documentos en su propia computadora local para que exista una copia secundaria de los documentos.

Si otro miembro del equipo borrara accidentalmente un documento de la biblioteca de documentos, la aplicación de sincronización de OneDrive probablemente también eliminaría la copia del archivo local.

Proteja sus datos con una Copia de Seguridad

La observación es que aunque la aplicación de sincronización de OneDrive puede ser una herramienta para proteger documentos de Office 365, no proporciona una protección completa por sí sola. Dado que existe una relación de sincronización entre la PC del usuario y la nube, los cambios que se realicen en un documento se replicarán en la copia del documento, incluso si esos cambios no son deseables.

Siendo ese el caso, es importante realizar una copia de seguridad más convencional que dé como resultado que una copia de datos se almacene en un área que no se vea afectada por la relación de sincronización. Por lo general, el administrador usaría una aplicación de copia de seguridad para crear los backups regulares de todos los recursos de Office 365 de la organización.

Para organizaciones más pequeñas, los datos del sitio de SharePoint se pueden sincronizar con la PC de un usuario y se pueden respaldar desde allí.

En cualquier caso, es necesario crear una copia de seguridad real en lugar de depender únicamente de la aplicación de sincronización de OneDrive. No tome atajos en cuestiones de seguridad.